Kilka tygodni temu wpadłam na pomysł zorganizowania konferencji online. Opiszę proces i przebieg.
1. Wybór tematu – przede wszystkim dla kogo i o czym? Najważniejsze założenie, które pozwala dobrać mówców, znaleźć uczestników i cieszyć się udanym wydarzeniem.
Antywirus LIVE – był wydarzeniem skierowanym do osób, które zostały w domach z powodu pandemii i borykają się z szeregiem wyzwań od biznesu, pracy, relacji w rodzinie czy emocji.
WNIOSEK – nie udało nam się nazwać tej konferencji na tyle jednoznacznie, aby była łatwa w odbiorze jednoznacznie tak jak np. dla marketingu, o sprzedaży, dla rodziców itp. Zbyt duża rozpiętość i czas nie pozwoliły nam znaleźć do końca wspólnego mianownika. Jednak doszłam do wniosku, że lepiej zrobić to wydarzenie niż nie, lub czekać na doskonałe określenie. Chyba zawsze kierowałam się tym – rób, a potem patrz, co się dzieje… a zadziało się dużo… reperkusje są do dziś.
2. Wybór prelegentów – wybrałam osoby, o których wiedziałam, że mogą się wypowiedzieć na tematy, które są potrzebne każdemu – od emocji, relacji, biznesu online czy treningu Mentalnego.
Założyłam, że opieką techniczną zajmę się ja i nasz zespół – czyli stroną, zapisami i grafikami.
Wykonałam telefony – przygotowałam sobie założenia – czyli co każdemu powiem, czego od niego oczekuję, Właściwie rozmowa trwała z każdym od 2 do 6 minut i każdy się zgodził. Ach ta siła perswazji… 😉
Założenia były takie – my zajmiemy się techniczną stroną, ty powiesz o tym, co robisz najlepiej, czyli tzw. Twój temat, przygotowujesz nam opis swojego wystąpienia, dostarczasz zdjęcie oraz swoje bio. Ustaliłam, że na konferencji nic nie sprzedajemy, dajemy ludziom wsparcie i wiedzę a każdy może przygotować lead magnet (czyli materiał do pobrania za darmo), który da w linku w czasie Konferencji oraz po — w mailu do uczestników.
Ta forma się mega sprawdziła, wszystko było przejrzyste, czytelne, zasady określone. W sumie tego samego dnia wieczorem spotkaliśmy się na zoomie (program np. do spotkań online) i w ciągu pół godziny omówiliśmy wszystko.
3. Harmonogram
W czasie pierwszego spotkania ustaliliśmy wspólnie datę i czas trwania. Ustaliliśmy, że robimy to w sobotę, od 10:00 do 18:00. Byłam trochę przerażona, że to aż ponad 8 godzin… co okazało się niesłuszne, bo spory procent uczestników wziął udział w całości.
Opiekę nad całością przepływu materiałów, zdjęć, kiedy kto i co – objęła Ania Mikians, która zajmuje się w naszej firmie koordynacją zleceń i niezależnie od tego w realnym świecie koordynuje wydarzenia fizyczne jak eventy czy konferencje.
Grafiki, logo, kolory trafiły w ręce naszej graficzki Kingi i… w ciągu kilku dni – powstała strona, logo, grafiki wydarzenia, szablon prezentacji.
4. Promocja
Na promocję nie wydaliśmy ani złotówki, oprócz kosztów pracy. Każdy prelegent poinformował swoją społeczność o wydarzeniu.
Na Facebooku utworzyliśmy wydarzenie i każdy prelegent był współorganizatorem.
Zmieniliśmy swoje covery (obrazki w tle w Social Mediach), zaczęliśmy robić wspólne LIVE’y. To dało np. mi siłę, aby zacząć robić swoje codzienne, poranne LIVE’y. Widzę, że pozostali prelegenci też zaczęli to regularnie robić. Czyli dało nam to DOŚWIADCZENIE.
Wysłaliśmy maile do swoich baz mailowych (jeśli ktoś miał bazę) z zaproszeniem na Konferencję.
Te bezpłatne działania pozwoliły nam zebrać prawie 700 zainteresowanych osób wydarzeniem. Na Konferencji na żywo cały czas było ok. 100-120 osób.
5. Konferencja
Dzień wcześniej spotkałam się z większością prelegentów i przećwiczyliśmy, co się będzie działo krok po kroku oraz weszliśmy do pokoju webinarowego, aby zrobić testy.
Niezbędne było, aby prelegenci mieli dostęp do dobrego łącza internetowego – najlepiej „po kablu”. Wcześniej zebraliśmy prezentacje i wgraliśmy je do programu. Czyli zrobiliśmy wszystko, co możliwe dzień przed Konferencją.
Sesje ok 45-minutowe okazały się idealne dla odbiorcy, jak również ułożenie tematycznie wystąpień. Na pierwszy ogień poszedł biznes online, po przerwie zajęliśmy się emocjami, relacjami i tzw. samym sobą.
Występowałam jako MS, konferansjer – okazało się, że dobrze sprawdziłam się w tej roli – dziękowałam tym, co brali udział, wpuszczałam do pokoju kolejne osoby, włączałam im ich prezentacje, przedstawiałam.
Czyli cało prawie 9 godzin na obrotach. Dobrze, że moja prelekcja była pierwsza.
6. Feedback, informacja zwrotna
Po zakończeniu wysłaliśmy do uczestników powtórkę nagrania oraz ankietę – prostą do zrobienia samodzielnie w Google form w 10 minut. Ankietę wypełniło ok. 45 osób i jeszcze cały czas, ktoś dołącza swoją opinię. Zebraliśmy morze dobrych słów. Oraz tematów, jakie od nas potrzebują uczestnicy w przyszłości. To dla nas było ważne.
7. Korzyści
Każdy z prelegentów:
– zdobył większą widownię – ktoś, kto mnie znał, a nie znał innego prelegenta, mógł być zainteresowany jego kompetencjami,
– poznaliśmy się nawzajem – co owocuje kolejnymi wspólnymi projektami,
– nauczyliśmy się robić odważniej swój Marketing, co jest niezbędne w obecnym czasie.
Cel, czyli zjednoczmy się i zróbmy dobro dla innych, został OSIĄGNIĘTY. Peace…
I jak to napisała jedna osoba w ankiecie:
“Jak to wszystko minie nie zapomnijcie też zrobić takiego wyzwania.”
Do zobaczenia zatem na kolejnej konferencji online!
