Skoro pożegnaliśmy stary rok, czas zabrać się za planowanie. Entuzjastów miejsc do planowania jest tylu, ile pomysłów. Zastanawiasz się, gdzie to najlepiej zrobić? Pokażemy Ci kilka narzędzi oraz sposobów, jak z nich skutecznie korzystać.

Pobudź kreatywność

Planowanie warto zacząć od zrobienia kreatywnej burzy mózgów: wypisania wszystkich pomysłów, naszych projektów, ciekawych propozycji współpracy przy zewnętrznych projektach. Tu z pomocą przyjdzie nam mapa marzeń lub mapa myśli.

Jak się za to zabrać? Najlepiej do stworzenia swojej mapy marzeń wykorzystać karty do flipchartu, czyli białe kartki papieru dużego formatu. Najłatwiej, aby mapa marzeń przyjęła formę pisaną.

Jak się robi mapę marzeń/mapę myśli?

Na środku nadajesz ogólny tytuł swojej mapie: np. POMYSŁY NA 2021 i bierzesz go w kółko lub ramkę. Dookoła tego tytułu wypisujesz wszystkie pomysły i to co chciałabyś zrobić w tym roku. Inną formą, która jeszcze mocniej pobudza kreatywność, jest zgromadzenie kilku kolorowych gazet i z nich wycinanie i przyklejanie zdjęć, które dla Ciebie kojarzą się z danym pomysłem czy projektem.

Warto na to działanie poświęcić trochę czasu. Zrobić pierwszą wersję, wypisać wszystkie pomysły. Odłożyć i za jakiś czas wrócić do tej mapy, aby sprawdzić, czy nadal wszystkie idee są aktualne.

Jeśli nie nie masz całego stelażu flipcharta i nie lubisz rozkładać się z pisaniem np. na podłodze, to ciekawym rozwiązaniem jest rolka folii polipropylenowej do flipchartów. Folia ta, dzięki ładunkowi elektrostatycznemu, przyczepia się do gładkiej powierzchni ściany. I tak samo łatwo się odkleja nie zostawiając śladów. To bardzo wygodne rozwiązanie.

Porządkowanie planów na osi czasu

Kolejnym krokiem jest rozłożenie planów w czasie. Ważne, by osadzając projekty w czasie całego roku, wziąć pod uwagę różne daty i wydarzenia. Pamiętaj, żeby za każdym razem wziąć po prostu do ręki kalendarz, bo w trakcie twórczej pracy łatwo zapomnieć o tak przyziemnych sprawach jak np. święta, czy dni wolne.

Jeśli planujesz np. kampanie promocyjne, wybierz termin, w którym nie pojawiają się dłuższe święta lub dni wolne, które ludzie wykorzystują na małe urlopy.

By dobrze ułożyć swoje projekty w miesiącach, przydaje się kalendarz ścienny w formacie wielkiej płachty papieru, na którym są wypisane 365 dni w poszczególnych miesiącach. To dobry pomysł na szczegółowe planowanie projektów w konkretnych datach. Wiszący na ścianie jest łatwo dostępny i daje szeroki obraz całego planu rocznego. Staraj się dopasować projekty pod konkretne miesiące, ponieważ ramy czasowe w naturalny sposób są dla nas klamrą, dzięki której obserwujemy efekty. Zaznacz też swoje urlopy i wyjazdy, by z lotu ptaka ogarnąć wszystkie działania.

Wielkie narzędzia do małych kroczków

Następny etap to czas na rozpisanie swoich projektów. Tu mamy wiele narzędzi, które są bardzo pomocne:

Planner/Kalendarz – jedna z najbardziej popularnych form wykorzystywana do zapisania planów. W plannerze możesz w części kalendarza wpisać wszystkie projekty, po czym w części notatkowej rozpisać każdy projekt po kolei na kamienie milowe, datę rozpoczęcia i zakończenia nad nim prac. Wypisania wszystkich zasobów jakie już masz i jakie musisz jeszcze zdobyć. Opisz pracę, jaką musisz wykonać w tym projekcie, jakie treści napisac, jakie grafiki przygotować, jakie programy wykupić i skonfigurować, wszystko czego będziesz potrzebować do realizacji.

Jeśli nie jesteś fanem plannerów, możesz korzystać z form internetowych. Na rynku jest wiele platform, które oferują programy do planowania i zarządzania projektami. Praktycznie każdy program jest dostępny w wersji bezpłatnej, która ma ograniczone funkcjonalności, jednak i tak może być śmiało wykorzystywana do zarządzania prywatnymi projektami, zespołem czy pracą dla nawet kilkunastu klientów. Oto kilka z nich:

Basecamp – platforma, która ma bardzo rozbudowany system komunikowania się między członkami zespołu. Dobrze sprawdza się przy planowaniu dużych i wielowątkowych projektów. To dobre rozwiązanie, gdy wiele osób pracuje nad jednym zadaniem. Ciekawym rozwiązaniem jest Tablica Rozmów, gdzie wszyscy członkowie mogą używać czatu do komunikacji. Ta funkcja może zastępować wymianę maili, co bardzo ułatwia pracę w zespole. Moim zdaniem najlepszą zaletą tego programu, jest to, że zapisywanym plikom można w prosty sposób aktualizować wersję – nadpisywać plik, w którym dokonało się zmian. Bardzo polecam ten program, gdy współpracujesz w dużym zespole, przy wielu projektach jednocześnie.

Podobnym dużym programem do zarządzania projektami, o których mogłaś słyszeć jest Bitrix. Podobnie jak Basecamp duże lepiej sprawdza w większych organizacjach i firmach. Ta platforma daje możliwość budowania hierarchicznego ustawienia pracowników, ich dostępu do poszczególnych zadań i projektów. Warto poprosić kogoś, kto używa tego programu o krótkie szkolenie z funkcjonalności. Moim zdaniem interfejs nie jest zbyt intuicyjnie zbudowany. 

Do planowania przy rozwijaniu nowego biznesu lub już działającej firmy, gdzie w harmonogramie rocznym będzie kilka projektów polecam dwa programy:

Pierwszy z nich to Nozbe – przyjazny program, który działa dość intuicyjnie. Służy raczej do przeniesienie gotowego planu do miejsca, gdzie kilka osób może realizować zaplanowane już szczegółowo zadania. Możesz w nim planować pokoje tematyczne, czyli podzielić pracę na projekty i w danym projekcie rozpisać zadania. Jeśli natomiast pracujesz z zespołem możesz podzielić te pokoje na osoby i im przydzielać zadania.

Nozbe daje możliwości integracji z kalendarzem, np. Google. Każde utworzone zadanie może mieć nadaną kategorię ważności, datę wykonania (tzw. deadline) oraz komentarze lub listę mniejszych zadań (ang. subtasks).

Minusy Nozbe to:

• lista podzadań, niestety może być edytowana jednak nie można w niej robić dodatkowych komentarzy,
• przy pracy nad większymi projektami, przeszkadza brak możliwości krzyżowania zadań z różnych projektów,
• nie ma widoczności progresu w wykonanych zadaniach,
• płaska struktura zadań.

Osobiście nie jestem fanką wyglądu tej platformy w wersji bezpłatnej. Być może wersja premium byłaby dla mnie bardziej odpowiednia, jednak znalazłam inny program, który spełnił moje oczekiwania w wersji bezpłatnego abonamentu.

Drugi program, którego używamy już od dłuższego czasu w RobieTo to Asana – bardzo intuicyjny planner online, który nawet w wersji podstawowej ma wiele funkcjonalności, które ułatwiają zarządzanie zadaniami. Podobnie jak Nozbe pomaga w ułożeniu planu pracy nad danym projektem. Sprzyja uporządkowaniu i pilnowaniu terminowego wykonania zadań. Zbiera w jednym miejscu wszystko, co w danym projekcie jest do zrobienia. Ma przyjemny interfejs, dzięki czemu dość łatwo można w niej nawigować i nie błądzić.

Możliwość tworzenia nowych kategorii oraz nadawania im kolorów, sprzyja przejrzystości. Każdy może ustawiać sposób widzenia swojej listy zadań, ustalać kolejność, dzielić na sekcje, np. do zrobienia dziś, do akceptacji, zrobić rano. Sporą zaletą Asany jest też fakt, że można zakładać wiele projektów np. dla danego klienta i przypisywać je osobom odpowiedzialnym w zespole. W wersji podstawowej można mieć nawet do 15 członków zespołu. Program daje możliwość tworzenia podzadań i znów przypisywania ich do poszczególnych osób. Podzadań można tworzyć wiele, a każde z nich będzie powiązane z zadaniem-matką. To bardzo ułatwia wielowątkowe projekty, np. promocję ebooka.

Promocja ebooka to zadanie, które zawiera w sobie i pracę grafika, copywritera, dewelopera, koordynatora i marketingowca. Mało tego, każda z tych osób w tej promocji ma po kilka zadań, a każde zadanie jest traktowane w programie jak mały projekt. Można w nim ustalić termin, priorytet, kategorię ważności, zależność z innym zadaniem, wstawić plik. Asana daje dużą swobodę w ustawianiu planowania tak, jak jest nam wygodnie.

W pracy zespołu używamy również dysku Google, a w nim tabelek w Excelu. Choć to bardzo prosta forma planowania, jest często niezastąpiona, np. przy planowaniu całej strategii promocyjnej na wielu kanałach social mediów. Dzięki pracy na tabelkach możemy łatwo widzieć całość działań, a potem poszczególne przenieść do Asany i przydzielić konkretnym osobom. Działa to w dwie strony, ponieważ osoba, której przydzielone jest zadanie, może łatwo odnaleźć jego szerszy kontekst, dzięki czemu zespół pracuje jak dobrze naoliwiona maszyna!

Jak widzisz, nie ma jednego najfantastyczniejszego sposobu i narzędzia do planowania. Fantastyczna jest natomiast mnogość opcji, dzięki czemu każdy ma szansę odnaleźć coś, co będzie mu odpowiadało.

Pamiętaj, aby prowadząc swoje poszukiwania, wybierać takie narzędzia, które nie tylko pozwolą Ci odhaczyć wykonane zadanie – planowanie, ale przede wszystkim zachęcą Cię i będa Ci stale towarzyszyć przy wdrażania Twojego planu w działaniu. Planowanie samo w sobie nie jest sukcesem. Jest kluczem do sukcesu. Weź go ze sobą!

Jeśli wolisz słuchać niż czytać, zapraszam na mój kanał na YouTube.